先日はお疲れ様でした。渉外交流会主催のSGRDです。
運営としてのまとめ記事は砂糖(@kuromajyutsushi)のアカウントより公開されますので、こちらは僕個人の記事になります。
なのでかなり個人的な意見が反映されています。
実は今年度の頭に渉外を引退・引継ぎを行っているので約1年ほど役職から離れていましたが、今回の交流会を立案させていただきました。
「老害がよぉ」と思う人がいるかもしれませんが、今しばらくお付き合いください。
1.開催経緯
ここからしばらく開催までの前日譚が続きます。
渉外交流会が頭の中に思い浮かんだのは11月の下旬ごろだったと思います(めっちゃコロナが落ち着いてきたとき)。
ゼミの課題関係で感染者統計を見る機会が多かったので、来年頃には大学の規制も解除されて今まで通りに交流会が行える状況になるのでは、と考えました。
ここで問題になるのは交流会を知ってる人間が少ないことです。
交流会の運営が初めての自分でもおおよその動きは予想できます。なぜなら過去の交流会に参加して当日の流れや運営の動きを実際に見てきたからです。
しかし下の世代の人はどうでしょうか。
この2年まともな交流会を対面で行えてないので、そもそも交流会がどういうものなのかすら分からないと思います。
何も知らないのにいきなり運営しろだなんて酷じゃないですか？
てなわけで交流会の雰囲気を知ってもらう、ついでに渉外同士で仲良くなってもらおうという目的で渉外たちの交流会を企画しました。
渉外交流会というアイデアが出てきたのは2年前に同期の渉外達が実際に渉外交流会をやってくれてたのがだいぶ参考になっています。
2.交流会とオフ会
参加申請の一言で気づいたのですが、もしかしたら交流会とオフ会を混合させてる人がいるのではないかと。なので先に個人的見解を載せます。
交流会：サークルとサークルが合同で行い、代表として渉外が運営する企画
オフ会：サークルまたは個人が運営となり行う企画
サークル活動の延長線上にあるかないかの違いじゃないでしょうか。
なので交流会では名札は持参した方がいいし、オフ会では貰えるので必要ない、ということになります。(ただしこれも絶対じゃない)
ちなみに絵をどうするのかはよく知らないので有識者解説頼む。
3.企画
今回の企画は交流会の定番構成にしました。開催時間などの差があるのですが基本的なことは同じです。
午前中はスライドによる説明(普段ならクイズとかマルチバトル)。午後は個人での対戦企画。
これはあくまでも参考までに留めてほしいですね。あくまでも何をやるのかを決めるのは企画者なので自由に企画を考えてほしいですね。
あ、最後に重要なこと言いますけどカード企画のルールでプロキシありって書いてなかったから普通に使用禁止ですからね！(今回は仕方ないから許したけど)
4.会場探し
まあ大変だった。コロナ対策もあって参加人数に対して2倍近くの広さは欲しい。これを叶えるとすると費用が高くなる。けど少しでも値段は抑えたい。
この欲望をすべて叶えるために一番時間をかけました。
特に注視したのがスクール形式で何人着席可能かです。
○○人収容可能と書いてあっても椅子無しで、とかそもそも机が必要な数無かったりと色々トラップがあるので。
ちなみに一番最高なのは大学の教室を借りることです。必要な設備が全部そろっててお金かからないし。
5.備品
今回はコロナ禍になってから初めてのオフ開催だったのでイチから備品を集めないといけなく、とてもお金がかかった。具体的には検温器と消毒液。
あとは名札ケースに諸々の印刷代が備品に入ってます。
6.会計
詳しい数字は言わないですけど今回は最初に1次申請した人数が全員参加した場合に集まる参加費から会場費と備品の金額を引いて、余ったお金が10人キャンセルしても黒になるように設定しました。
情勢もあり遠方から来る人のキャンセル、感染・濃厚接触による外出不可、当日体調不良による自主的な自粛などのリスクを総合的に判断した結果です。コロナが関係なければ申請したことを忘れて来ない人、大体2人を目安に計算すればいいでしょう。
カツカツの予算だと絶対に赤字になるのでやめましょう。中には赤字になっても構わないという人もいますけど、僕は出来ることなら多少のお金が運営に残る方がいいと思ってます。
いつもその気持ちで参加費を払っているので。
7.当日
Twitterの反応を見ている感じでは参加者の皆さんが楽しんでもらえたようで何よりです。唯一の反省があるのならもっとちゃんと挨拶すればよかったなー。
何も考えずに当日喋っていたんですけど、こういうところがダメなんですよね。
他にも運営全体で反省するところはいっぱいありますね。
ハッシュタグ付きでツイートしてもらえると後で自分たちが見つけやすくなるので、何かやるときには必ず作った方がいいですね。
ここまでグダグダと書きましたが以上になります。もっと書きたいお気持ちはあるけど止まらなくなるのでやめます。
最後に改めて感謝のご挨拶をしたいと思います。
ありがとうございました！！
8.おまけ
ほんとにおまけです、物好きだけ読んでください。
ここで触れるのは参加費の徴収方法です。
今回は現金で1200円。参加費がある程度集まればお釣りが出しやすいですが、用意するとなるとちょっとめんどくさい金額。それに加えて集金した側も小銭が嵩張って邪魔になるという。
これを解決するために導入を検討したのがキャッシュレス決済です。
決済アプリ上で行える個人間の送金であれば手数料はかからないので、かなり採用する気満々でした。
ただ事前にどれだけの人は決済サービスを利用しているのか、突然の導入で運営に支障が起きかねなかったので断念しました。
誰かおねがい。前例作って……
